Supuestos  de negocio

Planear y presupuestar en cualquier negocio es fundamental para saber hacia dónde se dirige el negocio y que se necesita para cumplir el objetivo, desgraciadamente en muchos de los pequeños y medianos negocios los ejercicios de presupuesto son inexistentes. Dentro de los empresarios que tienen la disciplina para crear presupuestos muchos de ellos tienen la creencia que basta con tener un incremento en ventas o con tener los pedidos en mano para empezar un ciclo de crecimiento en sus negocios y gracias a esto, cometen errores al estimar el  efectivo necesario para dicho ciclo llegando en muchas ocasiones a la bancarrota misma.

La mayoría de los negocios son optimistas por naturaleza en sus supuestos de cuentas por cobrar e inventarios y entonces la tendencia es la de presupuestar el efectivo requerido para el crecimiento del negocio con base a los niveles ideales de cuentas por cobrar e inventarios y no con base a los niveles más apegados a la realidad. La mayoría de los clientes alargan sus pagos y algunos de ellos amenazan con buscar otro proveedor si el servicio o los embarques son suspendidos por falta de pago es un hecho que generalmente se ignora o en el mejor de los casos se minimiza en los presupuestos. Al igual que en el caso de las cuentas por cobrar los inventarios necesarios para un creciente negocio son usualmente calculados a un nivel ideal de rotación ignorando el hecho que los nuevos y más grandes clientes podrían requerir una más extensa variedad de líneas de producto, diferentes configuraciones o niveles mínimos de inventario disponible. Otro supuesto ampliamente utilizado es que los embarques directos de proveedor a cliente no tendrían costo tan solo para darse cuenta más tarde que los clientes en veces cancelan o cambian los pedidos o que tal vez los embarques vengan de otro continente causando largos tiempos de transito. Estos supuestos que generalmente se descubren más tarde son comúnmente ignorados en la planeación de presupuestos causando que la compañía se encuentre después sub capitalizada y luchando para conseguir financiamiento para el crecimiento o inclusive poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

Otra percepción muy común y la mayoría de las veces incorrecta es el asumir que el incremento en ventas pagara el incremento en gastos operativos cuando en general un incremento en cualquier tipo de gastos necesarios para el crecimiento de un negocio requiere de efectivo. Antes de ver un cinco por nuevas ventas la mayoría de las veces los gastos como nuevas contrataciones, capacitación, viajes, viáticos, mas espacio de oficina y muchos otros tienen que ser cubiertos, y es entonces cuando los empresarios se dan cuenta que los supuestos hechos durante el presupuesto eran irreales y esa sincronización tan perfecta entre ingresos y egresos fue una ficción de papel. Posteriormente, el efectivo se vuelve escaso y si las ventas esperadas no se materializan entonces el súper optimista brinco al siguiente nivel se vuelve una diaria pesadilla por la sobrevivencia de un negocio con limitadas fuentes de financiamiento y altos niveles de gasto. En el escenario optimista donde las ventas se materializan un tiempo después que los gastos el negocio podría sobrevivir con costos financiamientos, suponiendo que estos estuvieran disponibles.

Los activos fijos como los sistemas informáticos y la infraestructura tecnología requerida es otra seria debilidad en los procesos presupuestales donde estas necesidades son ignoradas o pobremente estimadas. Las empresas en crecimiento no se dan cuenta, o más bien, no se quieren dar cuenta muchas veces de lo importante que son las inversiones en tecnología para poder lograr un ciclo de crecimiento exitoso. Comúnmente las empresas se enfocan, o se medio enfocan, en los requerimientos de efectivo para financiar el activo circulante mientras minimizan los requerimientos para financiar la infraestructura tecnológica; todo esto, bajo el supuesto que la empresa ha sido capaz de vivir sin estas tecnologías. Y una vez más, es entonces cuando la realidad los alcanza y los empresarios se dan cuenta de  la complejidad para manejar un negocio más grande y de lo inadecuado de sus actuales sistemas informáticos y es entonces, cuando tienen que improvisar procesos operativos ineficientes y poco productivos. En este punto, todo el efectivo está amarrado en otros activos circulantes, los recursos necesarios no están disponibles y así comienza un círculo vicioso de procesos ineficientes.

Finalmente, muchos empresarios y propietarios de negocio crean planes y presupuestos para impactar a cierta audiencia como banqueros, inversionistas, socios, y a veces hasta a sus mismos empleados; es tan simple como cambiar un par de supuestos para tener, en el papel, el presupuesto idóneo, el negocio perfecto sin pensar en la gravedad de las consecuencias de cambiar tan solo un par de supuestos, que por lo general, hacen al negocio verse mucho mejor. Cuando este presupuestando, recuerde que las consecuencias pueden llevarlo a la bancarrota y también piense si le alcanzara el efectivo, piense en todos los imprevistos desde el punto de vista del efectivo y sea extremadamente realista que durante el periodo de presupuestos, el realismo será su mayor virtud.